Persondatapolitik for Bramsnæs Sejlklub
Udarbejdet 24. maj 2018
Bramsnæs Sejlklubs dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne persondatapolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Bramsnæs Sejlklub er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger: bestyrelsen@bramsejl.dk
CVR: 30444418
Website: www.bramsejl.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
1. Medlemsoplysninger
- almindelige personoplysninger, dvs. registrerings- og kontaktoplysninger såsom navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato og e-mailadresse.
Herudover andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkortoplysninger.
2. Oplysninger om instruktører:
- almindelige personoplysninger, dvs. kontaktoplysninger såsom adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
Herudover andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontooplysninger.
3. Oplysninger om andre interessenter, f.eks. revisor:
- almindelige personoplysninger, dvs. kontaktoplysninger såsom adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
Herudover andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontooplysninger.
Her indsamler vi oplysninger fra:
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- en forælder eller en værge
- offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Levering af varer og ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os
2. Formål med behandling af oplysninger på ledere og instruktører:
- Håndtering af instruktørernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af holdlister
- håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
- brug af situationsbilleder taget på foreningens vegne på foreningens område samt på sejlture, roture og overnatningsture arrangeret på foreningens vegne, som afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- videregivelse af dine almindelige personoplysninger efter aftale til eksterne leverandører, Dansk Sejlsportsunion, kursusudbydere (f.eks. DGI samt DGIs landsdelskontorer) i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med aktiviteter og medlemskab
- af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 behandles oplysninger om forældrene eller værger
- bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine oplysninger
I forbindelse med arrangementer og kurser sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og instruktører i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet instruktør eller som lønnet instruktør:
Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede instruktører
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Lønnede instruktører
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdets ophør
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og instruktører til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- retten til indsigt i egne personoplysninger
- retten til berigtigelse
- retten til sletning
- retten til begrænsning af behandling
- retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af persondatapolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne persondatapolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i persondatapolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende persondatapolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
|